POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES




PREÁMBULO

 

La Ley Estatutaria 1581 de 2012 Conocida como Ley General de Protección de Datos, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia; así como el derecho a la información estipulado en el artículo 20 de nuestra carta magna.

Los principios y disposiciones contenidas en la mencionada ley son aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de FAMOC DEPANEL S.A siendo estos de naturaleza pública o privada.

Ahora bien, el tratamiento de datos efectuado por FAMOC DEPANEL S.A se debe regir por el régimen de protección de datos personales establecido por la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue.

Para este fin y de acuerdo con lo establecido en el art. 18 literal f de la Ley en mención, FAMOC DEPANEL S.A adopta este manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de los datos personales.

 

 

INTRODUCCIÓN

FAMOC DEPANEL S.A. es una empresa dedicada a la construcción de muebles. El presente manual se aplicará a la actividad de la empresa, en la parte del procedimiento tendrá aspectos que incorporará en las políticas que regulan lo relacionado con las peticiones, quejas y reclamos de la protección de datos personales.

FAMOC DEPANEL S.A, según lo establece la constitución como empresa registrada en la cámara de comercio ofrece: Fabricación de muebles, de conformidad con lo establecido en los contratos que se firman con cada cliente dependiendo su necesidad, en la materia laboral se sujeta a las normas laborares y comerciales vigentes en el código civil y código sustantivo del trabajo, y a lo señalado en las normas expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

En ocasión de determinada relación contractual FAMOC DEPANEL S.A, conoce información personal de los clientes, así mismo pueden llegar a conocer información personal de contacto de personas que no son sus clientes pero que quizás podrían llegar a serlo bien sea por voz a voz, por la calidad del servicio prestado o puede ser por referencias y dejan sus datos para luego ser contactados por el personal de la empresa.

En consecuencia, de los contratos firmados entre el cliente y la empresa, puede recibir información personal, cuando el potencial cliente manifiesta su interés por los servicios ofrecidos por FAMOC DEPANEL S.A, donde al momento de firmar el contrato se le adjunta un formato que cumple con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 de protección de Datos Personales.

Ahora bien, FAMOC DE PANEL S.A, puede recibir, conservar y trasmitir a empresas aliadas, la información que mantenga en su poder relacionada con proveedores, siempre y cuando exista autorización.

 

 

 

Así mismo FAMOC DEPANEL S.A para cumplir su objeto social cuando busque efectuar contacto con potenciales clientes, lo hará bajo el escenario de la Ley 1581 de 2012, igualmente cuando se solicite, obtengan, administren información personal de quienes tuvo relación contractual pero ya expiró estará bajo el amparo de la Ley en mención, finalmente cuando recopilen información, administren y circulen información sobre sus proveedores y/o contratistas, candidatos a empleados, empleados y ex empleados.

Los datos de niños, niñas y adolescentes que sean recopilados por FAMOC DEPANEL S.A, serán únicamente los necesarios y adecuados para el desarrollo del respectivo contrato, ahora bien, la empresa pondrá a disposición de los titulares de datos personales los canales y medios necesarios donde puedan ejercer sus derechos los cuales los veremos en el capítulo V de este documento.

CAPITULO I PROTECCIÓN DATOS PERSONALES

DERECHO HABEAS DATA

 

La constitución Colombiana plasma en su artículo 15, el derecho a los datos personales, siendo este un derecho fundamental, en concordancia con la sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar la información dada a base de datos de establecimientos públicos como privados, así mismo se autoriza el tratamiento, incluir o suprimir datos otorgados a las bases o archivos.

A partir de la Constitución de 1991 hasta el año 2008, lo relacionado a la protección de datos fue tratado de manera jurisprudencial, hasta cuando se expidió la Ley que

 

 

Reguló el habeas data financiero, donde se les otorgo a las personas el derecho a conocer actualizar y rectificar su información personal comercial, crediticia y financiera.

A partir del año 2012 se expide la Ley 1581 denominada ´´Ley General de Protección de Datos´´, donde desarrolla de una manera más amplia el derecho a los datos y toda persona queda facultada para controlar su información, no solamente la persona jurídica.

Finalmente, el 27 de julio de 2013, se expidió el Decreto 1377 de 2013 que reglamento parcialmente la Ley 1581 de 2012.

OBJETO

Mediante la política plasmada en este manual queremos establecer la metodología para proteger el derecho constitucional de habeas data, que poseen todas las personas frente a la empresa la cual haya recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos de propiedad de FAMOC DEPANEL S.A o cuyo tratamiento ha sido encargado a FAMOC DEPANEL S.A., y los demás derechos, libertades y garantías que se refieren al derecho a la intimidad, así mismo a información de clientes y proveedores siguiendo lo previsto por la Ley.

ALCANCE

Aplica a todos los Empleados, clientes (Personas Naturales), exempleados, y proveedores, así mismo FAMOC DEPANEL S.A, desde la aplicación de este manual adelantará las capacitaciones en las áreas que lo requieren en relación a la protección de datos personales y así mismo para que el personal conozca la norma y las disposiciones adoptadas por FAMOC DEPANEL S.A.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Las políticas y procedimientos consagrados en este manual, se aplicará a FAMOC DEPANEL S.A a las diferentes bases de datos personales que se encuentren bajo el mando de la empresa, en sus diferentes puntos y sedes.

 

 

FAMOC DEPANEL S.A. es responsable de los datos adquiridos y administrados; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero el tratamiento cumpliendo las exigencias de Ley.

DEFINICIONES

Se aclaran términos y definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008 junto a sus decretos reglamentarios, para su apropiada y correcta interpretación, con el fin que los destinatarios de la política tengan claridad sobre los términos que se utilizan.

AUTORIZACIÓN

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

AVISO DE PRIVACIDAD

Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

BASE DE DATOS

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

 

DATO PERSONAL

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

DATO PÚBLICO

Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la presente ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos

 

 

públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

DATO SEMIPRIVADO

Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la ley 1266.

DATO PRIVADO

Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

 

 

DATO SENSIBLE

Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

AGENCIA DE INFORMACIÓN COMERCIAL

Es toda empresa legalmente constituida que tenga como actividad principal la recolección, validación y procesamiento de información comercial sobre las empresas y comerciantes específicamente solicitadas por sus clientes, entendiéndose por información comercial aquella información histórica y actual relativa a la situación financiera, patrimonial, de mercado, administrativa, operativa, sobre el cumplimiento de obligaciones y demás información relevante para analizar la situación integral de una empresa.

 

 

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

TITULAR

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 

TRATAMIENTO

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

FUENTE DE INFORMACIÓN

Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del titular, suministra esos datos a un operador de información, el que a su vez los entregará al usuario final. Si la fuente entrega la información directamente a los usuarios y no, a través de un operador, aquella tendrá la doble condición de fuente y operador y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos.

TRANSFERENCIA

La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

 

 

TRANSMISIÓN

Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

 

CAPITULO II.

 

PRINCIPIOS RECTORES

Teniendo en cuenta el Manual, la Ley, y la Constitución Política de Colombia; el tratamiento presenta unos límites y sujeta a la normatividad descrita, por ende, el tratamiento solo podrá efectuarse por personas autorizadas y capacitas para tal fin.

FAMOC DEPANEL S.A coloca en práctica los principios señalados por la Ley General de Habeas Data, Ley 1581 de 2012.

 

PRINCIPIO DE FINALIDAD

La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

PRINCIPIO DE SEGURIDAD

La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

 

 

PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS

El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen

PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD

La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD

Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales queno tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

PRINCIPIO DE LIBERTAD

El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

PRINCIPIO DE NECESIDAD

Los datos personales registrados en una base de datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, informadas al titular. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados.

Nota: según la sentencia T-729 de 2002 se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarde estrecha relación con el objetivo de la base de datos.

 

 

La compañía no se está obligada a pedir tratar y usar los datos

 

En caso de no ser necesario el uso y tratamiento de datos, pero la compañía los obtuvo con antelación a la entrada en vigencia de la Ley 1581 de 2012, se entenderá que hace parte de una base de datos denominada ´´ base de datos muerta´´, la cual ya no se da ningún tratamiento, por ende, no existe autorización de los titulares.

Si en algún momento la compañía considera necesario la utilización de la información, depositada en la denominada base de datos muerta, tiene la obligación de conseguir la autorización del titular para el uso y tratamiento de sus datos.

PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA

FAMOC DEPANEL S.A garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos de la Empresa.

 

 

 

 

CAPITULO III TRATAMIENTO DE DATOS

 

 

DATOS PÚBLICOS

Teniendo en cuenta la Ley 1581 de 2012 y de más disposiciones de la Ley en relación a la protección de datos FAMOC DEPANEL S.A adopta todas las medidas necesarias con el fin que se cumpla lo estipulado en la Ley y la norma, así mimo se informa que por ser datos públicos se trata sin previa autorización del titular.

DATOS SENSIBLES

Los datos sensibles que trate FAMOC DEPANEL S.A, se efectuará exclusivamente para lo necesario y con previa autorización del titular, donde se le informará la finalidad y el uso que se le dará a la respectiva información.

DATO PRIVADO

Siguiendo los reglamentos de la Ley 1581 de 2012, FAMOC DE PANEL S.A vela por que se cumplan las medidas necesarias, y los utilizara única y exclusivamente para información de la empresa en relación a estado de salud, nivel de escolaridad en otros.

Nota: A partir de la publicación de este manual de políticas, es obligatorio tener la autorización de los titulares.

 

 

 

 

 

CAPITULO I V CLASIFICACIÓN BASE DE DATOS

 

EMPLEADOS

Esta base de datos la cual está en medio físico y sistematizado, contiene la información de las personas que se vinculan laboralmente con FAMOC DEPANEL S.A, y el tratamiento que se le aplica, es el plasmado en este manual y siguiendo la ley 1581 de 2012. Así mismo, esta base contiene información, privada, pública y datos sensibles.

CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

Esta base de datos la cual está en medio físico y sistematizado, contiene la información de las personas que se vinculan contractual y comercialmente con FAMOC DEPANEL S.A, teniendo la finalidad que cumpla las diferentes disposiciones contractuales estipuladas por la Empresa para dicho objetivo, igualmente el uso que se le da a los datos son los contemplados en esta política, de conformidad con la Ley 1581 de 2012.

COMERCIALIZACIÓN

Esta base de datos la cual está en medio físico y sistematizado, la cual se utiliza con el fin de promocionar nuestros servicios y efectuar campañas por redes sociales

 

 

y diferentes medios de difusión, igualmente se aplica el tratamiento a los datos utilizados lo concerniente a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de más normatividades que contemplen la protección a datos personales.

 

CAPITULO V

 

DERECHO DE LOS TITULARES – IDENTIFICACIÓN BASE DE DATOS

FAMOC DEPANEL S.A mediante este manual garantiza y reconoce a los titulares los derechos que ellos poseen frente a la protección de datos personales.

 

Mediante los canales establecidos de este manual, los titulares del Derecho pueden dirigirse a FAMOC DEPANEL S.A el cual está indicado en el Aviso de Privacidad, donde podrán conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

 

Solicitar respetuosamente copia de la autorización consentida a FAMOC DEPANEL S.A, salvo cuando la Ley no lo requiera.

 

Ser informado por FAMOC DEPANEL S.A del uso que se le aplica a sus Datos Personales.

 

 

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley General y sus decretos reglamentarios.

 

Acceder de forma gratuita, mediante los canales dispuestos por FAMOC DEPANEL S.A, a los Datos proporcionados que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

AUTORIZACIÓN

Por lo establecido en la Ley, para efectuar el Tratamiento se necesita autorización previa e informada del titular, esta autorización puede ser obtenida por cualquier medio el cual pueda ser consultado posteriormente, pero la autorización del titular no se requiere cuando se trate de:

Datos domésticos.

Datos de Seguridad y Defensa Nacional Datos de Inteligencia y Contra-inteligencia.

Datos periodísticos y contenidos de editoriales. Datos regulados por la Ley 1266 de 2008.

Datos de censos de Población y Vivienda.

 

Cuando se solicite la autorización del titular para colocar sus Datos personales, el texto será claro el cual indica los requisitos exigidos por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 lo cual busca no generar confusiones al titular en el momento de aportar sus Datos.

En el apartado donde se especifica la inclusión de los datos personales, según lo establecido por la Ley 1581 de 2012 y de más normas que rigen el Habeas Data, se indicará la finalidad y el tratamiento que se le dará a los Datos, así mismo se indicará la existencia de las políticas.

MEDIO PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN

Siempre y cuando se pueda garantizar la posterior consulta del formato, donde se emitió la autorización, este puede ser físico, electrónico, sitio web o mediante

 

 

cualquier mecanismo que cumpla los requisitos legales, así mismo con el consentimiento del titular.

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

Teniendo en cuenta lo establecido, por este manual y la norma, FAMOC DEPANEL

S.A da fe y garantiza que los archivos reposan en su organización de forma física y sistematizada donde se demuestre el cuándo y cómo se obtuvo la información.

PROTECCIÓN DE DATOS EN LOS CONTRATOS

FAMOC DEPANEL S.A, incluye una cláusula en los contratos laborales donde se autoriza de manera previa y se informa de manera general al titular, lo relacionado con el tratamiento de datos personales, es decir, tratamiento, recolección, uso, modificación y demás derechos que le otorga la Ley al titular.

Cuando se trata de un contrato de prestación de servicios, y se requiera que el contratista suministre información a FAMOC DEPANEL S.A, se le entrega la ficha para que autorice el tratamiento de datos, según lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

IDENTIFICACIÓN DE LA BASE DE DATOS

FAMOC DEPANEL S.A identifica la siguiente base de Datos

 

Clientes. Potenciales Clientes Proveedores Empleados

Exempleados

Personal en proceso de selección

 

FINALIDAD

Con esta base de datos donde el titular son los clientes y usuarios, es para ofrecerle calidad al servicio por parte de FAMOC DEPANEL S.A, de acuerdo a la relación

 

 

contractual y laboral, la Empresa buscará informarlo en caso de cambio en los canales de atención, los servicios.

Así mismo, buscarán enviarle información acerca de las ofertas que ha desarrollado con aliados comerciales que le pueden resultar de interés.

Ahora bien, con la base de los potenciales clientes lo que se busca es informales sobre los servicios ofrecidos y de ese mismo buscar el acercamiento para presentar formalmente la propuesta de trabajo.

En relación con la base de datos de proveedores es tener actualizada la información, de las personas que tienen la calidad de proveedores y prestan ese servicio a FAMOC DEPANEL S.A.

La base de datos de empleados vinculados a la Empresa es para tener un desarrollo laboral de manera adecuada y del mismo modo los datos pueden ser compartidos con otras empresas aliadas a FAMOC DEPANEL S.A, para que los empleados puedan tener beneficios.

Con la base de datos de los Exempleados de la empresa busca tener disposición de las autoridades y así mismo tener la empresa su propia base de datos de quienes son las personas que han hecho parte de ella.

Los candidatos para hacer parte de la empresa se les solicita hoja de vida, certificados laborales y datos personales, con esta base de datos se busca elegir la persona más idónea para desempeñar el cargo ofrecido.

VIGENCIA

Los datos se conservan de acuerdo con los principios de necesidad, racionabilidad, caducidad, temporalidad y con lo dispuesto en las normas especiales que regulan la conservación de documentos.

CANALES

FAMOC DEPANEL S.A, establece como canales de comunicación con los titulares:

 

 

Correo electrónico para atención de consultas y reclamos, teléfono y dirección de domicilio.

Mail de contacto: [email protected].

 

Teléfono: (57-1) 5310000

Dirección: Calle 94 N° 13 -42

 

NOTA: FAMOC DEPANEL S.A garantizará el derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del Titular o la calidad de su representante o causahabiente, poniendo a disposición de este, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios físicos o electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos, de forma que el Titular pueda hacer efectivo su derecho de rectificar, corregir o solicitar la supresión de todos sus datos o de parte de estos.

 

 

 

CAPITULO VI

 

DEBERES

 

 

 

 
   

 

 

 

DEBERES DEL RESPONSABLE

 

Garantizar a los Titulares de datos a través de los canales de atención establecidos, en este Manual, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

FAMOC DEPANEL S.A conservará las autorizaciones otorgadas por los Titulares en el Área de sistemas como responsable de la protección de datos (Archivo – Carpetas de clientes, empleados y ex - empleados), cuando éstas consten por escrito; cuando se hayan obtenido de manera electrónica lo hará el Área de Sistemas.

FAMOC DEPANEL S.A tiene la obligación de informar acerca de la finalidad de la recolección de datos, en el texto que se utilice para obtener la autorización, el Titular siempre conocerá el tipo de tratamiento que se le dará a sus datos, si éstos van a circular o a ser compartidos. Así mismo, los contratos que se celebren con los encargados del tratamiento establecerán mecanismos sencillos pero eficientes de validación de datos, con el fin de procurar en todo momento el uso actualizado y adecuado de la información.

 

DEBERES DEL ENCARGADO

 

Existirán canales eficientes que permitan que las actualizaciones de la información realizadas por el responsable se reciban y tramiten en el término de diez (10) días hábiles previsto en la Ley. Estos estarán referidos a un correo electrónico y al contacto telefónico generado desde el Área competente.

 

Cuando exista información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio, se impartirán las instrucciones correspondientes por parte del Departamento Jurídico con el fin que aquella no continúe en circulación.

 

Se permitirá el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por la Ley para ello. Para estos efectos se establecerá de manera clara los requisitos

 

 

 

 

que deben cumplir las Autoridades Judiciales y Administrativas que soliciten este tipo de información, los cuales estarán referidos a la identificación clara de las funciones en virtud de las cuales se efectúa el requerimiento y el número asignado a la investigación que se adelanta; así como los que deben cumplir los Titulares, apoderados o causahabientes, en particular la manera de acreditar su calidad y los soportes que se requieran.

 

NIVEL DE MEDIDAS DE SEGURIDAD QUE SE LE APLICA AL TRATAMIENTO

 

El Manual de Seguridad cuenta con estándares de seguridad, manejo de herramientas técnicas que garantizan la adecuada conservación, el acceso autorizado, la recuperación de documentos. Entre otros.

 

Se ha establecido que, en los contratos celebrados con los Encargados en caso de existir, se incluyan cláusulas que establezcan de manera clara el deber de éstos de garantizar la seguridad y privacidad de la información del Titular.

 

Protección de acceso a los datos mediante contraseñas y roles de diferentes niveles de autoridad.

Aseguramiento del nivel de complejidad de las contraseñas de usuarios Rastreo de todas las actividades realizadas con la plataforma y sus datos Protección por medio de Firewall

Procedimientos de recuperación Almacenamiento de las copias de respaldo

Otros mecanismos de acuerdo a procedimientos internos

 

 

CAPITULO VII

 

PROCEDIMMIENTOS ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO DE LOS TITULARES

 

CONSULTAS.

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos administrada por FAMOCDEPANEL S.A. En consecuencia, la compañía garantizará el derecho de consulta, suministrando a es toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

 

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales FAMOC DEPANEL S.A. garantiza la habilitación de canales de comunicación que permitan recibir y atender oportunamente las consultas, entre estos una línea de atención nacional en la ciudad de Bogotá, un mecanismo de contacto electrónico, como lo es su portal web, correo electrónico de servicio al cliente, conforme se determina en la política de tratamiento de información y otros que considere pertinentes en su momento y que serán efectivamente anunciados mediante modificaciones a su Aviso de Privacidad.

 

 

 

 

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo completo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 

Igualmente, de forma gratuita el Titular o su representante previa acreditación de su identidad podrán solicitar a FAMOC DEPANEL S.A, información sobre el uso de sus datos personales, las consultas, o reclamos en los que se solicite la rectificación, actualización o supresión de estos, serán tramitados cuando:

 

Toda solicitud debe ser presentada a través de los medios habilitados por FAMOC DEPANEL S.A Señalados en el Aviso de Privacidad, y contener, como mínimo, la siguiente información:

 

 

Tipo de solicitante

Requisito

Titular

Comunicación escrita

Copia del documento de identidad del titular de la información, ampliado al Ciento Cincuenta por Ciento (150%).

Documentos adicionales que

soportan la solicitud a realiza.

Tercero-                       Apoderado- Representante

Comunicación escrita

Copia     del      documento     de identidad     del     titular    de     la

información, ampliado       al    Ciento

 

 

                                                                                          

 

FAMOC DEPANEL S.A. garantiza que los medios puestos a disposición de los titulares de la información permitan dar una respuesta en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012. Cada vez que FAMOC DEPANEL S.A. coloque a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de los derechos de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web y en su Aviso de Privacidad.

RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN DE DATOS.

 

El Titular de la información o sus causahabientes o representantes, previa acreditación de su identidad, tienen derecho en todo momento, a solicitar a FAMOC DEPANEL S.A, la rectificación o actualización de sus datos personales, para lo cual deberá indicar las correcciones que solicita y aportar la documentación que da soporte a su solicitud.

 

NOTA: Cuando la solicitud sea presentada por una persona distinta del titular, que no demuestre que actúa en calidad de apoderado, causahabiente, o cualquier otra condición que le otorgue la facultad de representar al Titular, se entenderá que la solicitud no fue presentada.

 

 

 

SUPRESIÓN DE DATOS.

 

El Titular de la información o sus causahabientes o representantes, previa acreditación de su identidad, tienen derecho en todo momento, a solicitar a FAMOC DEPANEL S.A., la supresión de sus datos personales cuando:

 

Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

No exista una relación contractual con FAMOC DE PANEL S.A, o haya dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

 

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por FAMOC DEPANEL S.A. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo en los siguientes casos:

 

La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

No sea posible efectuar la eliminación del dato por la orden de autoridad judicial o administrativa con competencia en el Territorio Nacional.

Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, o para garantizar el cumplimiento de una obligación legalmente adquirida por

 

 

el Titular.

NOTA: Cuando la solicitud sea presentada por una persona distinta del titular, que no demuestre que actúa en calidad de apoderado, causahabiente, o cualquier otra condición que le otorgue la facultad de representar al Titular, se entenderá que la solicitud no fue presentada.

 

REVOCATORIADE LA AUTORIZACIÓN

 

 

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual o deje de existir el motivo que origino la recolección del dato.

El titular de la información podrá solicitar una revocación total o parcial de los fines para los cuales fue conferida, evento en el cual, en la solicitud deberá indicar a cuál de estas corresponde y de ser parcial deberá indicar para cuales de los fines desea revocar la autorización.

Se presentará casos en los que el consentimiento, por su carácter de necesario en la relación entre el titular y FAMOC DEPANEL S.A., para efectos del cumplimiento de un contrato vigente o por disposición legal no podrá ser revocado

 

RECLAMOS.

 

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o

 

 

cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a FAMOC DEPANEL S.A., como mínimo con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y con inclusión de los documentos que soporten la reclamación.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá

al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

 

PERSONA O DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

El departamento de sistemas quien es el responsable, será el mismo que tendrá comunicación directa con los titulares, con fin de que se aclare cualquier duda, queja o reclamo en relación a la protección de datos, siguiendo lo estipulado por la Ley.

 

 

 

QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

El Titular, Causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar este trámite de consulta o reclamo, antes de dirigirse a la SIC a formular una queja.

LEGISLACIÓN NACIONAL VIGENTE

Es importante indicar que las actividades que desarrolla FAMOC DEPANEL S.A son regladas, su ejercicio está sujeto a la supervisión de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Así mismo el presente Manual Políticas y Procedimientos de protección de datos personales han sido elaborados en concordancia con las siguientes normas y documentos

Constitución Política, artículo 15. Ley 1581 de 2012

Ley 1273 de 2009

Ley 1266 de 2008

Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto

Reglamentario parcial No 1377 de 2013

Sentencias de la Corte Constitucional C–1011 de 2008, y C-748 del 2011 Avisos de privacidad

Reglamento Interno de Trabajo

 

FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

 

Esta Política de Tratamiento de la información es la actualización de nuestra política anterior la cual empezó a ser desarrollada en el mes de diciembre de 2017 y fue publicada el día 28 de diciembre de 2017. Este trabajo de cultura, educación e información se seguirá adelantando a lo largo de la vigencia de la nueva Ley.